KPI SWA-KELOLA

Darmin A. Pella

Mengelola KPI bukanlah pekerjaan tambahan.  Mengelola KPI bukanlah pekerjaan orang lain, tetapi pekerjaan pribadi.  

Sebuah sistem manajemen yang kuat akan bertahan dalam jangka panjang.  Dalam pengelolaan kinerja korporasi, ini berarti membuat pemegang jabatan bertanggungjawab secara pribadi dalam mengelola KPI-nya sendiri. 

Apa saja tugas penanggungjawab KPI (KPI Owner) ?

1. Melakukan analisis masalah  terkait KPI 

Ini berarti pemegang jabatan menggunakan alat-alat bantu analisis masalah, baik dengan 7 Quality Tools, 7 Tools for Problem Solving, Gap Analysis, membuat bank Problem,  dan  lain-lain dalam rangka memahami permasalahan terkait KPI-nya.  

 

2. Menetapkan Target yang Menantang untuk KPI Sendiri

Penetapan target atas suatu indikator keberhasilan pekerjaan adalah langkah penting dalam proses menurunkan KPI perusahaan ke tingkat operasional. Bila Anda tak tahu akan ke mana, maka Anda tak akan ke mana-mana.”  Penetapan target atas suatu KPI merupakan langkah berikut dalam proses KPI Deployment. If you do not know where to go, then you will go nowhere. Artinya, kalau tidak ada penetapan target yang jelas, maka fokus bekerja dalam pencapaian KPI juga tidak akan jelas.

Pemegang jabatan perlu melakukan reviu penetapan target untuk setiap KPInya. Target ditetapkan berdasarkan metode penilaian diri sendiri atas pencapaian tahun lalu (self-assesment), kebutuhan pelanggan (customer needs), dan pembandingan dengan pencapaian perusahaan lain (benchmarking).

3. Membuat rencana kerja terkait KPI 

Ini berarti pemegang jabatan sebagai pemilik KPI  bertanggung jawab merencanakan tindakan apa yang perlu dilakukan ke depan, siapa yang bertanggungjawab melakukannya, kapan mulai dilakukan dan kemajuan dari rencana tersebut. 

Pada proses ini, setiap pemegang jabatan  secara individual wajib merencanakan untuk melaksanakan beberapa program tahunan terkait KPl masing-masing. Jumlah program untuk setiap orang bergantung pada jumlah KPI. Untuk setiap program, karyawan menetapkan targetnya, metode pelaksanaan program, hasil yang diharapkan, dan kapan akan tercapai. Rencana tahunan setiap karyawan ini dituangkan dalam rencana kerja taunan, dan ditandatangani oleh atasan masing-masing sebelum akhir Januari.  Pencapaian target-target yang ada pada rencana tahunan itulah yang kemudian menjadi dasar bagi manajemen perusahaan dalam menetapkan bonus dan kompensasi lainnya bagi setiap karyawan.

 

4.  Membuat laporan pencapaian KPI yang menjadi tanggungjawabnya 

Ini berarti pemegang jabatan mempersiapkan  laporan aspek-aspek positif yang telah dicapai pada KPI tersebut.  Selain itu, pemegang jabatan  juga melakukan analisis bulanan / kuartal atas trend pencapaian KPI yang menjadi tanggungjawabnya. Analisis ini berisi analisis sebab-akibat (causal analysis) atas kecenderungan arah pencapaian KPI dan masalah-masalah yang terlibat di dalamnya.  Tujuan analisis adalah mendapatkan permasalahan sebenarnya dan area pengembangan yang diperlukan untuk dibahas bersama manajemen. 

 

5. Membahasnya dalam Pertemuan Rutin Review KPI

Salah satu cara untuk memfokuskan perhatian pada Key Performance Indicator (KPI) tertentu ialah dengan membahasnya dalam pertemuan rutin perusahaan.  Dalam  pertemuan rutin bulanan tersebut, kita membahas pencapaian KPI tersebut dan bagaimana ia telah memberi kontribusi penting pada pertumbuhan dan kinerja perusahaan.

Dalam  pertemuan rutin bulanan tersebut,  kita membahas “kemajuan apa yang sudah kita perbuat untuk memperbaiki target pencapaian setiap KPI?”.

Dalam proses monitoring pencapaian target KPI, diperlukan  pertemuan rutin untuk membahas sejauh mana target KPI telah dicapai.  Dalam pertemuan ini laporan rutin atas pencapaian setiap target di bahas, bagaimana dampaknya pada bisnis perusahaan, analisis masalah-masalah yang muncul dan rencana tindaklanjutnya. Rencana tindak lanjut berguna untuk melanjutkan continuous improvement, terus-menerus memperbaiki kekurangan dan meningkatkan kekuatan. Bila perusahaan diibaratkan organ tubuh manusia, fungsi pertemuan rutin di tingkat manajemen madya atau puncak ibarat jantung yang terus memompa denyut continuous improvement agar senantiasa berjalan sepanjang hari di perusahaan.

KPI dikelola sendiri oleh pemegang jabatan. KPI bersifat swa kelola. Artinya pemegang jabatan yang paling memahami definisi KPInya dan target yang harus dicapai. Pemegang jabatan pula yang membuat rencana tahunan program apa saja yang akan dilakukan untuk mencapai target KPI tersebut. Pemegang jabatan pula yang melaporkan pencapaian KPInya secara rutin. Bahkan pemegang jabatan pula yang membuat analisa pencapaian KPI, analisa masalah-masalah yang dihadapi, dan alternatif pemecahannya (dap).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: