KRISIS GLOBAL DAN MANAJEMEN KPI

Darmin A. Pella

images-wwwstacheaircom

Untuk pertama kalinya dalam 70 tahun terakhir, Toyota akan mengalami kerugian operasional.  Honda mundur dari F1.  Subaru dan Suzuki mundur dari WRC.  Renault menutup cabangnya di Korea.  Kehabisan dana membuat CEO GM, Chrysler dan Ford melakukan hal aneh. Bermobil menempuh ribuan kilometer, menampik pesawat jet pribadi mewah,  dari kantor mereka menuju Washington untuk menarik simpati pemerintah mengucurkan dana talangan buat mereka, agar tak bangkrut. Sangyong bahkan mengakui tak dapat membayar gaji tepat waktu mulai Desember ini. 

Sebuah kenyataan yang tidak pernah kita bayangkan sebelumnya.

Krisis global, semakin hari memunculkan kenyataaan yang enam bulan lalu tidak pernah masuk ke imajinasi kita.  Mulai saat ini, mari kita bersiap untuk berita-berita yang makin tak terduga.  Krisis global ini bergerak perlahan tapi pasti menyeret perusahaan dalam berbagai bentuknya.  Mulai hari ini, mari kita berhenti heran, lantas bertransformasi menjadi proaktif dan antisipatif.   

Di satu klien, bulan lalu, Saya memulai workshop KPI jenis yang baru.  Pertama-tama Saya meminta  Direktur Utama perusahaan mengirimkan item-item chart of account dari budget perusahaan serta proforma income statement tahun depan.  Idenya sederhana, bagaimana membuat seluruh pegawai berkonsentrasi pada chart of account dan proforma income statement  ini. 

Budget perusahaan tahun depan berisikan, tentu saja item-item dari rumus berikut: Profit = Revenue – Cost.   Itu berati kita akan menemukan sejumlah item account yang mencerminkan profit. Sejumlah nama anggaran yang mencerminkan biaya.  Dan sejumlah nama account yang mencerminkan jumlah pendapatan.

Memasuki 2009, kami menemukan satu kesamaan,  bahwa tantangan efisiensi biaya tentu lebih dahsyat dari tahun sebelumnya.  Perusahaan, sebagaimana nature-nya selalu berharap profit naik.   Bagaimanapun kondisinya, kita berharap tidak ada tahun di mana profit tidak naik.  Pemilik usaha, tentu wajar berharap efektifitas operasi selalu membaik.

Tetapi ‘hil-mustahal’  (demikian satu ungkapan untuk menggambarkan hal yang lebih tinggi dari mustahil)   mengharapkan kenaikan revenue di tahun 2009 karena dampak krisis global ini.  Maka pilihan untuk menaikkan profit, tentu saja, datang dari sisi kemampuan menurunkan biaya.

Tetapi, mudahkah menurunkan biaya?  Ah tak semua item biaya dapat diturunkan.  Anda setuju sekrisis apapun dunia ini, biaya gaji Anda jangan diturunkan, bukan?   Satu-persatu anggaran ditelusuri, dibedakan mana yang masih bisa berkontraksi dan mana yang sudah tak bisa, atau untuk alasan tertentu, tak akan dituntut mengerut. 

Maka workshop review corporate scorecard itu pun dilakukan dengan seksama. Sejumlah indikator digeser, dihilangkan, diganti dengan indikator yang lebih real dan tersambung dengan bisnis tahun 2009.  Indikator finansial yang mengukur pendapatan dan efisiensi efektifitas operasi bertambah. Indikator terkait pelanggan yang berhubungan dengan tambahan biaya  akibat customer claim  makin mengemuka. Indikator proses yang terkait efisiensi biaya makin dominan.   Indikator sumber daya dan teknologi yang terkait kompetensi dipertajam menuju cost reduction ability

Minggu berikutnya, workshop alignment corporate scorecard dan organizational unit scorecard pun dilaksanakan. Setelah menemukan item-tem budget yang diprediksi dapat berkontribusi pada peningkatan efektifitas operasi, pertanyaan berikutnya muncul:  “Siapa pemilik KPI ini?  Siapa KPI Ownernya? Posisi apa?.  Kepala Departemen apa?  Dapatkah diturunkan ke sub-ordinate-nya?  Kepala Seksi apa?” 

Untuk membuat item budget tersebut berubah di akhir tahun 2009, pertama-tama kita perlu tahu dulu siapa yang dapat dianggap bertanggung jawab, memiliki accountability, authority, role &  responsibility pada item budget tersebut.

Ini membawa kita pada tahap berikutnya:  perbaikan  indikator kinerja, key performance indicator, pada setiap pemegang jabatan di tahun 2009.  

Inisiatif ini berlanjut ke minggu berikutnya.  Sejumlah langkah telah menunggu untuk dieksekusi dalam rangkamenghidupkan sistem, menghidupkan SOP, dokumen, dalam rangka memastikan manajemen kinerja di tahun 2009 ini lebih responsif terhadap krisis global.   Kita ingin setiap jiwa di perusahaan berkontribusi, dan untuk itu kita butuh kerjasama semua pihak untuk membangun sistem manajemen yang kokoh dan disiplin dalam implementasi tentu saja.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: