BUILDING AN EXCELLENT PDCA MONTHLY REPORT

Darmin A. Pella

images-pda-securitycom

Tiga kali memandu 3 Days Performance Management Training: Getting The Best from Our People  di Sumber Alfaria Trijaya Tbk, menjadi sumber ide tulisan ini.  Alfamart adalah emiten lantai bursa berklasifikasi perdagangan retail yang berdiri 22 Feb 1989.  Alfamart memiliki 2.800 gerai (77% gerai sendiri, sisanya waralaba), 11 cabang dan pusat distribusi dengan penjualan pada 2008 Rp 8 triliun. Bahkan, Alfamart juga mengembangkan pasar minimarket dengan membuat Alfamidi dan Alfa Kios. Dengan pegawai sekitar 37 ribu, Alfamart senantiasa mengejar new module development  dan peningkatan training mandays sebagai demonstrasi komitmen pengembangan SDM yang tinggi.  

Oleh karena dalam Performance Management Training  saya memandu setiap peserta menemukan KPI-Based On Position.  Kemudian menerjemahkan setiap KPI menjadi Improvement Action Plan.  Maka tulisan ini berangkat dari hasil diskusi, bagaimana membantu karyawan peserta Performance Management Training mengimplementasikan skills yang telah difasilitasi melalui workshop. Bagaimana memastikan transfer of learning  workshop memiliki dampak sampai Kirkpatrick Level 3: Behavior.   Dan bagaimana mendorong PDCA Progress Review atas Improvement Action Plan  karyawan mencapai dampak Kirkpatrick Level4: Business Result

Di dalam workshop  saya memfasilitasi(salah satunya) bagaimana membuat Improvement Action Plan yang berkualitas dari identifikasi KPI-Based On Position yang langsung dilakukan didalam kelas dengan tools SIPOC dan KRA.  

Untuk memastikan akuisisi kompetensi, pertemuan coaching clinic dilaksanakan untuk mereviu PDCA Progress Review peserta pada pekerjaan aktual masing-masing, menindaklanjuti implementasi Improvement Action Plan atas setiap KPI yang telah didefinisikan dalam workshop melalui siklus PDCA.

PDCA (“Plan-Do-Check-Act”) adalah 4 langkah berkelanjutan paling sederhana dalam proses penyelesaian masalah yang paling sering digunakan dalam perbaikan proses bisnis.  Siklus PDCA disebut juga the Deming Cycle, Shewhart cycle, Deming Wheel, atau Plan-Do-Study-Act.     

Pertanyaannya, bagaimana ciri-ciri dokumen PDCA Monthly Report atas Improvement Action Plan yang baik dan berkualitas?  Berikut ini beberapa panduan yang mungkin juga bermanfaat bila Anda memiliki concern yang sama.

PDCA Monthly Report atas Improvement Action Plan yang berkualitas sedikitnya menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut : 

  1. Apakah aktifitas yang dibahas merupakan aktifitas/ masalah utama di jabatan atau unit kerja
  2. Apakah penentuan target dilakukan dengan baik (SMART, stretching target)
  3. Apakah analisis masalah didasarkan atas alat bantu analisis (5WHY, Fishbone, Trackback)
  4. Apakah pengumpulan data berhasil menyajikan Manajemen Berdasar Fakta dan Data
  5. Apakah menunjukkan visualisasi data KPI dengan menarik dan sesuai kebutuhan
  6. Apakah inisiatif Solusi / Countermeasures / improvement berhasil dijalankan
  7. Apakah ada standarisasi setelah perbaikan agar hasil perbaikan konsisten
  8. Apakah presentasi karyawan kita dalam melaporkan PDCAnya dinamis serta setiap pertanyaan dapat dijawab dengan baik

 

Dalam melaporkan PDCA Monthly Report, saya amat menganjurkan adanya dukungan tabel data setiap KPI. Pertanyaannya, bagaimana data table KPI yang baik dan berkualitas?  Berikut ini adalah beberapa panduannya:

  1. Memiliki nama tabel data yang jelas, juga tahun dan bulannya
  2. Memiliki informasi detail, sub total dan grand total
  3. Memiliki informasi perbandingan pencapaian aktual dan target setiap bulannya
  4. Tabel data mudah dibaca dan dipahami

Saya berpendapat bahwa PDCA yang berkualitas didukung oleh visual control yang baik. Pertanyaannya, bagaimana Grafik Visualisasi pencapaian KPI yang baik dan berkualitas?  Berikut ini adalah beberapa panduannya: 

  1. Memiliki nama grafik yang jelas, juga tahun dan bulannya
  2. Memiliki informasi sumbu X dan Y yang jelas
  3. Memilih tipe grafik yang paling sesuai (bar, column, line, column-line, pie, dll)
  4. Menampilkan beberapa (dua sampai tiga) grafik untuk satu KPI mulai dari grafik pencapaian umum sampai detail
  5. Menampilkan grafik yang menjelaskan penyebab-penyebab masalah tidak tercapainya KPI

Memiliki rencana namun tak pernah mengeceknya akan membuat rencana hanya menjadi mimpi (merely a dream).  Memiliki rencana dan terus-menerus mengeceknya menjadikan rencana merupakan kerangka kerja aksi mentransformasikan pencapaian mimpi  (transforming a dream become a reality).

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: